Privacy Policy

I. Inleiding

Deze privacy policy legt uit hoe Upkot de persoonsgegevens verwerkt van haar klanten (natuurlijke personen) en van alle andere privépersonen die in contact komen met Upkot (hierna aangeduid als 'u').

Upkot hecht groot belang aan de bescherming van uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens op een transparante, eerlijke en rechtmatige manier. Onder 'persoonsgegevens' verstaan we alle informatie waarmee u direct of indirect als natuurlijk persoon kunt worden geïdentificeerd.

Upkot voldoet aan alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG – Verordening EU 2016/679 van 27 april 2016) en eventuele latere wijzigingen.

Meer informatie over gegevensbescherming is beschikbaar bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Lees dit beleid aandachtig. Het wordt regelmatig bijgewerkt; de meest recente versie staat altijd op onze website. Wij informeren u over ingrijpende wijzigingen via onze gebruikelijke communicatiekanalen.

II. Verwerkingsverantwoordelijke

Upkot is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

Upkot · Amelia Earhartlaan 2/201 · 9051 Gent · BE 0840.066.124 · privacy@upgrade-estate.be · +32 9 233 76 66

Upkot bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking. Upkot kan gespecialiseerde dienstverleners ('verwerkers') inschakelen om gegevens namens haar en volgens haar instructies te verwerken. Enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden aan deze verwerkers doorgegeven.

III. Categorieën verwerkte persoonsgegevens

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de categorieën persoonsgegevens die Upkot kan verwerken, samen met de context waarin ze worden verzameld.

Upkot verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, vakbondslidmaatschap, gezondheidsgegevens, genetische gegevens, seksuele geaardheid of biometrische gegevens.

IV. Doeleinden van de verwerking

Upkot verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder beschreven doeleinden en enkel voor zover dat noodzakelijk is. De verwerking is gebaseerd op één van de volgende rechtsgronden:

• Naleving van wettelijke verplichtingen die op Upkot rusten;

• Uitvoering van een overeenkomst met u of het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek;

• Behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Upkot, afgewogen tegen uw rechten en vrijheden;

• Uw specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.

Wettelijke verplichtingen

Upkot moet gegevens verwerken om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, waaronder:

• Verplichtingen inzake anti-witwassen en terrorismefinanciering;

• Wettelijke verplichtingen verbonden aan het beheer van mede-eigendom;

• Beantwoording van formele verzoeken van Belgische fiscale autoriteiten en gerechtelijke instanties.

Contractuele relatie

Om overeenkomsten te sluiten en te beheren, verwerkt Upkot uw gegevens om:

• Te reageren op uw verzoeken en u ondersteuning te bieden;

• De geschiktheid en risico's voor een potentieel contract te beoordelen;

• Uw instructies als tussenpersoon uit te voeren;

• Administratieve en boekhoudkundige verplichtingen na te komen.

Gegevens kunnen intern gedeeld worden binnen Upkot voor contractbeheer, klantoverzicht, vastgoedbeheer en het beheer van mede-eigendom.

Gerechtvaardigde belangen

Upkot verwerkt gegevens voor haar gerechtvaardigde belangen, waaronder:

• Het personaliseren en verbeteren van onze diensten;

• Het evalueren en verbeteren van interne processen via statistische analyse en enquêtes;

• Het opvolgen van bedrijfsactiviteiten (websitebezoeken, belvolumes, klantvragen, enz.);

• Het opstellen van geanonimiseerde studies en statistieken;

• Personeelsopleiding aan de hand van praktische voorbeelden, inclusief geselecteerde gespreksopnames;

• Het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van de website via cookies (zie ons Cookiebeleid);

• Het bewaren van bewijsmateriaal en het verdedigen van de wettelijke rechten van Upkot.

Direct marketing

Upkot kan klantsegmentatie uitvoeren om relevante panden en diensten aan te bieden. Dit kan het analyseren van uw gedrag, voorkeuren en demografische gegevens via verschillende kanalen omvatten (website, e-mail, sociale media, evenementen).

Elektronische direct marketing (toestemming)

Upkot kan uw elektronische contactgegevens (mobiel nummer, e-mailadres) gebruiken voor het versturen van gepersonaliseerde commerciële communicaties, nieuwsbrieven en reclame. Hiervoor is uw voorafgaande toestemming vereist. Door dit Privacybeleid te aanvaarden, geeft u toestemming voor dergelijke elektronische direct marketing.

V. Bekendmaking van persoonsgegevens

Upkot gaat zorgvuldig om met uw gegevens en deelt deze enkel voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van haar diensten.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• Andere entiteiten van de Upkot-groep (in België en in het buitenland) voor operationele ondersteuning, IT-beveiliging en rapportage;

• Toezichthoudende of overheidsinstanties waar de wet dit vereist;

• Gerechtelijke onderzoeksinstanties op formeel verzoek;

• Dienstverleners voor IT, reclame, communicatie, rapportage, drukwerk en evenementen;

• Online platforms en sociale media die voor reclamedoeleinden worden gebruikt;

• Gerechtsdeurwaarders of advocaten in het kader van juridische procedures.

In alle gevallen zorgt Upkot ervoor dat derden enkel de minimaal noodzakelijke gegevens ontvangen en contractueel gehouden zijn deze veilig en vertrouwelijk te verwerken.

Upkot bewaart alle persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Er worden geen gegevens doorgegeven aan landen buiten de EER.

VI. Bewaartermijnen

Upkot bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, overeenkomstig de wettelijke verplichtingen:

• 10 jaar op grond van de anti-witwasregelgeving;

• 10 jaar met betrekking tot de contractuele aansprakelijkheid van Upkot;

• 7 jaar voor boekhoudkundige en administratieve documenten in het kader van syndicusbeheer.

Na het verstrijken van deze termijnen worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

VII. Gegevensbeveiliging

Upkot past strenge technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe om uw gegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, verlies, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten versleuteling, antivirusbeveiliging, firewalls, toegangscontroles en een zorgvuldige selectie van personeel en leveranciers.

In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat uw persoonsgegevens betreft, zal Upkot onmiddellijk actie ondernemen om het incident te identificeren en in te dammen. Waar de wet dit vereist, wordt u tijdig op de hoogte gesteld.

VIII. Uw rechten

Recht op inzage, rectificatie, beperking, wissing, overdraagbaarheid en bezwaar

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: bevestiging vragen of Upkot uw gegevens verwerkt en een kopie opvragen;

• Rectificatie: correctie vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;

• Beperking: beperking van de verwerking vragen in bepaalde omstandigheden;

• Wissing: verwijdering vragen van gegevens die niet langer noodzakelijk zijn, verwerkt worden op basis van ingetrokken toestemming, of worden verwerkt zonder geldig rechtsgrondbasis;

• Overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat of verzoeken om overdracht aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;

• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of direct marketing.

Om deze rechten uit te oefenen, stuurt u een gedateerd en ondertekend schriftelijk verzoek samen met een kopie van uw identiteitsbewijs naar:

• Post: Upkot · Amelia Earhartlaan 2/201 · 9051 Gent

• E-mail: privacy@upgrade-estate.be

• Contactformulier op onze website

Recht om toestemming voor elektronische marketing in te trekken

U kunt uw toestemming voor het ontvangen van elektronische marketingcommunicatie op elk moment intrekken:

• Door te klikken op de 'uitschrijven'-link onderaan elke e-mail of nieuwsbrief van Upkot;

• Door een e-mail te sturen naar privacy@upgrade-estate.be met een kopie van uw identiteitsbewijs;

• Door een schriftelijk verzoek per post te sturen naar bovenstaand adres;

• Via het contactformulier op onze website.

Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op het recht van Upkot om u te contacteren voor andere doeleinden (uitvoering van een contract of wettelijke verplichtingen).

Recht om een klacht in te dienen

Heeft u bezwaren tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens, of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

• Post: Drukpersstraat 35 · 1000 Brussel

• E-mail: contact@apd-gba.be

• Telefoon: +32 2 274 48 00

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be