Privacy Policy

I. Introduction

La présente Politique de confidentialité explique comment Upkot traite les données personnelles de ses clients (personnes physiques) et de toute autre personne privée qui entre en contact avec Upkot (ci-après désignée 'vous').

Upkot s'engage à protéger votre vie privée et traite vos données personnelles de manière transparente, équitable et licite. Par 'données personnelles', nous entendons toute information permettant de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

Upkot se conforme à l'ensemble de la législation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD – Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016) et ses éventuelles modifications ultérieures.

Pour plus d'informations sur la protection des données, vous pouvez consulter l'Autorité de protection des données (APD) sur www.autoriteprotectiondonnees.be.

Veuillez lire attentivement cette politique. Elle est mise à jour régulièrement ; la version la plus récente est toujours disponible sur notre site web. Nous vous informerons de tout changement significatif via nos canaux de communication habituels.
 

II. Responsable du traitement

Upkot est responsable du traitement de vos données personnelles :

Upgrade Estate Group
Amelia Earhartlaan 2/201
9051 Gent
privacy@upgrade-estate.be
+32 9 233 76 66

Upkot détermine les finalités et les moyens du traitement. Il peut faire appel à des prestataires de services spécialisés ('sous-traitants') pour traiter les données en son nom et selon ses instructions. Seules les données strictement nécessaires à une mission déterminée seront communiquées à ces sous-traitants.
 

III. Catégories de données personnelles traitées

Le tableau ci-dessous présente un aperçu des catégories de données personnelles qu'Upkot peut traiter, ainsi que le contexte dans lequel elles sont collectées.

Upkot ne traite pas de catégories particulières de données telles que l'origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l'appartenance syndicale, les données de santé, les données génétiques, l'orientation sexuelle ou les données biométriques.

IV. Finalités du traitement

Upkot traite vos données personnelles uniquement pour les finalités décrites ci-dessous, et dans la mesure strictement nécessaire. Le traitement repose sur l'un des fondements juridiques suivants :

• Le respect des obligations légales applicables à Upkot ;

• L'exécution d'un contrat avec vous ou la prise de mesures précontractuelles à votre demande ;

• La poursuite des intérêts légitimes d'Upkot, équilibrée par rapport à vos droits et libertés ;

• Votre consentement spécifique, éclairé et non équivoque, que vous pouvez retirer à tout moment.

Obligations légales

Upkot doit traiter des données pour se conformer à la législation applicable, notamment :

• Les obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ;

• Les obligations légales liées à la gestion de copropriété ;

• Les réponses aux demandes formelles des autorités fiscales belges et des instances judiciaires.

Relation contractuelle

Pour conclure et gérer des contrats, Upkot traite vos données afin de :

• Répondre à vos demandes et vous fournir une assistance ;

• Évaluer l'adéquation et les risques liés à un contrat potentiel ;

• Exécuter vos instructions en tant qu'intermédiaire ;

• Respecter les obligations administratives et comptables.

Les données peuvent être partagées en interne au sein d'Upkot pour la gestion des contrats, la vue d'ensemble du client, la gestion immobilière et l'administration de copropriété.

Intérêts légitimes

Upkot traite des données pour poursuivre ses intérêts légitimes, notamment :

• La personnalisation et l'amélioration de nos services ;

• L'évaluation et l'amélioration des processus internes via des analyses statistiques et des enquêtes ;

• Le suivi des activités commerciales (visites du site, volumes d'appels, demandes clients, etc.) ;

• La préparation d'études et statistiques anonymisées ;

• La formation des employés à l'aide d'exemples pratiques, y compris certains enregistrements d'appels sélectionnés ;

• L'amélioration de la convivialité du site web via des cookies (voir notre Politique en matière de cookies) ;

• La conservation de preuves et la défense des droits légaux d'Upkot.

Marketing direct

Upkot peut procéder à une segmentation de la clientèle afin de proposer des biens et services adaptés. Cela peut inclure l'analyse de votre comportement, de vos préférences et de vos données démographiques via différents canaux (site web, e-mail, réseaux sociaux, événements).

Marketing direct électronique (consentement)

Upkot peut utiliser vos coordonnées électroniques (numéro de mobile, adresse e-mail) pour vous envoyer des communications commerciales personnalisées, des newsletters et de la publicité. Votre consentement préalable est requis à cet effet. En acceptant la présente Politique de confidentialité, vous consentez à ce marketing direct électronique.

V. Divulgation des données personnelles

Upkot traite vos données avec soin et ne les partage que dans la mesure nécessaire à la fourniture de ses services.

Les données peuvent être communiquées à :

• D'autres entités du groupe Upkot (en Belgique et à l'étranger) pour le support opérationnel, la sécurité informatique et le reporting ;

• Les autorités de contrôle ou gouvernementales lorsque la loi l'exige ;

• Les agences d'enquête judiciaire sur demande formelle ;

• Les prestataires de services pour l'informatique, la publicité, les communications, le reporting, l'impression et les événements ;

• Les plateformes en ligne et réseaux sociaux utilisés à des fins publicitaires ;

• Les huissiers ou avocats dans le cadre de procédures judiciaires.

Dans tous les cas, Upkot s'assure que les tiers ne reçoivent que le minimum de données nécessaires et s'engagent contractuellement à les traiter de manière sécurisée et confidentielle.

Upkot conserve toutes les données personnelles au sein de l'Espace économique européen (EEE). Aucune donnée n'est transférée vers des pays situés en dehors de l'EEE.

VI. Durées de conservation

Upkot ne conserve vos données personnelles que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux obligations légales :
•    10 ans en application de la législation anti-blanchiment ;
•    10 ans en ce qui concerne la responsabilité contractuelle d'Upkot ;
•    7 ans pour les documents comptables et administratifs liés à la gestion de copropriété.

À l'issue de ces délais, les données personnelles sont supprimées ou anonymisées.
 

VII. Sécurité des données

Upkot applique des mesures de sécurité techniques et organisationnelles rigoureuses pour protéger vos données contre tout accès illicite, perte, altération ou destruction. Ces mesures comprennent le chiffrement, la protection antivirus, les pare-feu, les contrôles d'accès et la sélection rigoureuse du personnel et des fournisseurs.

Dans l'hypothèse improbable d'une violation de données affectant vos données personnelles, Upkot prendra des mesures immédiates pour identifier et contenir l'incident. Le cas échéant, vous serez informé(e) dans les délais prévus par la loi.

VIII. Vos droits

Droit d'accès, de rectification, de limitation, d'effacement, de portabilité et d'opposition

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Accès : demander la confirmation du traitement de vos données et en obtenir une copie ;

• Rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;

• Limitation : demander la limitation du traitement dans certaines circonstances ;

• Effacement : demander la suppression des données qui ne sont plus nécessaires, traitées sur la base d'un consentement retiré, ou traitées sans fondement juridique valable ;

• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement ;

• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes ou au marketing direct.

Pour exercer ces droits, envoyez une demande écrite signée et datée accompagnée d'une copie de votre pièce d'identité à :

• Courrier : Upkot · Amelia Earhartlaan 2/201 · 9051 Gand

• E-mail : privacy@upgrade-estate.be

• Formulaire de contact sur notre site web

Droit de retrait du consentement au marketing électronique

Vous pouvez retirer votre consentement à la réception de communications marketing électroniques à tout moment :

• En cliquant sur le lien 'se désabonner' dans tout e-mail ou newsletter d'Upkot ;

• En envoyant un e-mail à privacy@upgrade-estate.be avec une copie de votre pièce d'identité ;

• En adressant une demande écrite par courrier à l'adresse ci-dessus ;

• En soumettant une demande via la page de contact de notre site web.

Le retrait du consentement ne porte pas atteinte au droit d'Upkot de vous contacter à d'autres fins (exécution d'un contrat ou obligations légales).

Droit d'introduire une réclamation

Si vous avez des préoccupations concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessus, ou introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) :

• Courrier : Rue de la Presse 35 · 1000 Bruxelles

• E-mail : contact@apd-gba.be

• Téléphone : +32 2 274 48 00

www.autoriteprotectiondonnees.be