Vragen? Check de antwoorden!

Nadat je de plaatsbeschrijving hebt ondertekend, verzenden we die automatisch naar je e-mailadres. Check zeker ook je spam. 

Niet ontvangen? Je vindt de plaatsbeschrijving ook via je persoonlijke portaal via www.upportal.be. 

Ook daar niet gevonden? Stuur dan een berichtje naar je Upkot coach via My Upkot. Die zal je het document dan bezorgen. 

Geen zorgen, je hebt nog tijd voor een dubbelcheck! De eerste twee weken kan je nog foto’s aan de plaatsbeschrijving toevoegen. Controleer je kamer dus grondig en kijk de intredende plaatsbeschrijving goed na. 

Heb je nog gebreken gevonden? Meld ze dan via My Upkot via de knop ‘Tenancy Inspection’. 

• Heb je jouw huurovereenkomst vroegtijdig beëindigd? Dan kan je met jouw Upkot Coach een persoonlijke afspraak maken voor jouw Check Out. 
• Verlaat je ons aan het einde van jouw Huurovereenkomst? Dan zal je jouw afspraak via een online afsprakenkalender kunnen inplannen. Hiervoor zal je ruim op voorhand een e-mail ontvangen.

Gezien de vele Check-outs proberen we om zoveel mogelijk afspraken te centraliseren. Mocht geen van de voorgestelde tijdstippen lukken, dan kan je aan jouw Upkot Coach een alternatieve datum of tijdstip voor jouw afspraak vragen.

De terugbetaling van de volledige waarborgsom, of het saldo ervan na verrekening van eventuele schade, huurachterstallen of enig andere verplichting, zal gebeuren door middel van een storting op het rekeningnummer van de huurder en dit binnen de drie maanden na het beëindigen van de huurovereenkomst, nadat de huurder alle contractuele verplichtingen en betalingen voldaan heeft. 

Vragen over je huur of andere betalingen mail je simpelweg naar backoffice@upkot.be. Wij pluizen het daar voor je uit!  

Hiervoor raadpleeg je best je huurovereenkomst. Daar vind je de verschillende modaliteiten (Algemene voorwaarden – artikel 20) die je kan aanvragen. Twijfels? Vraag raad aan je Upkot coach.

Wil je je huurovereenkomst effectief stopzetten? Stuur dan een mail naar backoffice@upkot.be. Onze collega’s informeren je verder over de opzegmodaliteiten.

Ja, je kan je kamer onderverhuren tijdens je Erasmus. Hiervoor hebben we een specifieke procedure. Je Upkot coach helpt je hiermee verder. Na je Erasmus kom je dan gewoon weer thuis in je eigen kot. 

In je maandelijkse energiebijdrage zit: 

• Elektriciteit
• Water 
• Verwarming
• Internet 
• Afvalbeheer

Dit is een vast bedrag maandelijks. Geen verrassingen dus op het einde van het jaar. 

Limoengroen is de eigen, duurzame energieleverancier van Upgrade Estate, het moederbedrijf van Upkot. Je vaste maandelijkse energiebijdrage betaal je aan Limoengroen. In ruil krijg je energie goed voor de planeet! 🌱

Rond februari ontvang je een persoonlijke e-mail ‘Should I stay or should I go?’ van ons. Hier kan je aangeven of je graag wil blijven, van kamer of gebouw wisselen, vertrekken of dat je er nog niet uit bent. 

Jouw definitieve beslissing moet ons wel bereiken voor 20 april. 

Jazeker, dat kan, maar wel onder bepaalde voorwaarden. 

Dit kan je ook aangeven via de ‘Should I stay or should I go?’ bevraging. 

Nice one! En natuurlijk zijn we voorstander van dit soort initiatieven. Houd wel altijd rekening met je kotgenoten en onthoud: goede afspraken, maken de beste vrienden.

• Wil je een pré-drink organiseren in jouw keuken?
  • Check bij de andere keukenleden of ze dit oké vinden via de keukenchat in My Upkot. En vergeet ze uiteraard ook niet uit te nodigen. 😉
  • Meld het start- en einduur (ten laatste tot 22.00 uur) op voorhand. 
• Wil je een pré-drink organiseren in de chillroom van het gebouw? 
  • Vraag toestemming aan je Upkot coach. 
  • Toestemming gefixt? Breng de andere Upkotters van het gebouw op de hoogte in de gebouwchat op My Upkot, en communiceer het start- en einduur. Natuurlijk zijn zij ook welkom! 
  • Geef je gsm-nummer door zodat je mede-Upkotters je kunnen bereiken mocht dat nodig zijn. 

• Is het voor 22.00 uur? Check even bij je kotgenoten. Open communicatie is key. 
• Is het al na 22.00 uur? Dan moet het zeker zachter. Vraag via de keuken- of gebouwchat in My Upkot om stiller te zijn. 

Nog geen verbetering na 10 minuten? Neem een kijkje ter plaatse en vraag aan de verantwoordelijke de muziek zachter te zetten. Nog altijd niet beter? Stuur dan een berichtje naar de Upstudent of naar de Upkot coach. 

Of course! We houden er trouwens van om deze Upkot-stories tegen te komen en verder te delen, dus tag ons gerust!

Zeker en vast, we hebben niet liever! In ieder gebouw hebben we een Event Team dat doorheen het academiejaar activiteiten organiseert. Stuur zeker een berichtje naar jouw Upkot Coach, hij of zij zal jou maar al te graag aan het team toevoegen.

Bij Upkot willen we alle studenten de tijd van hun leven geven. Om het goed samenleven te garanderen, vinden we het belangrijk dat iedere Upkotter respect heeft voor iedereen binnen de Upkot-community.

Weet dat, wanneer het goede samenleven in gedrang komt, we als beheerder kunnen ingrijpen en de nodige stappen kunnen ondernemen.
 

Upkot tolereert geen respectloos of grensoverschrijdend gedrag. We zijn een open community, met elk onze eigenheid. Diversiteit is de norm, en het DNA van Upkot. We verzetten ons nadrukkelijk tegen: 

• Aanzetten tot agressie 
• Haatspraak 
• Opzettelijke beledigingen 
• Seksisme 
• Grensoverschrijdend gedrag
• Racisme 

Upkotters die zich hieraan schuldig maken, spreken we aan. We nemen gepaste maatregelen, met zelfs stopzetting van huurovereenkomst als dat nodig is om onze warme community te beschermen. 

Wat kan je zelf doen? Meld ongepast gedrag via de My Upkot app met de knop ‘Report abuse’. We behandelen je melding altijd strikt vertrouwelijk en nemen de nodige stappen. Alles voor een respectvolle community. 

Nee, roken op je kamer of op andere plekken in het gebouw is verboden. Buiten roken mag wel. 

Druggebruik is in de hele Upkot-omgeving verboden. 

Hoe, je hebt je coach toch al ontmoet? Ah je bent de naam vergeten! Check de My Upkot app en druk op de middelste knop. 

Je Upkot coach is verantwoordelijk voor het volledige kotgebouw én jouw Upkot-ervaring. Van verhuur en onderhoud tot community-activiteiten organiseren. Maar ook luisterend oor en je go-to voor praktische vragen. 

Kortom: de Upkot coach doet er alles aan zodat jij de tijd van je leven hebt. Yieha! 

Zit je met een van onderstaande problemen? 

• Elektriciteitsproblemen 
• Geen internet of Wifi 
• Lekkages
• Geen warm water
• Problemen met de lift
• Brand
• Verstoppingen van leidingen 
• Inkomdeuren defect
• Medische of psychosociale urgentie
• Veiligheidsproblemen 

Neem dan contact op met je Upkot coach of de Upkot Emergency Line. 

• Upkot coach: weekdagen tussen 8.00 en 18.00 uur 
  • Stuur een bericht via de chat van My Upkot.
  • Of bel naar je coach. Het telefoonnummer vind je terug in My Upkot en op de templates van het coachteam in je gebouw. 
• Emergeny Line: buiten 8.00 - 18.00 uur of in het weekend
  • Bel naar 09 395 98 98.
  • Opgelet: voor onnodige interventies zal een extra kost aangerekend worden. 

Een Upstudent is een kotgenoot die als jobstudent de Upkot coach helpt in het gebouw. Klop gerust aan bij je Upstudent voor: 

• Het openen van de deur als je jezelf buitensluit
• Nieuwe vuilniszakken 
• Lampen vervangen in de keuken 
• Brievenbus legen 
• … 

Geen zorgen! Dan staat de buddy van je Upkot coach voor je klaar. Die neemt de dringende taken en noodgevallen netjes over. De contactgegevens van de buddy vind je in de ‘out of office’ van je Upkot coach of in een aankondiging in My Upkot. 

En vergeet niet: ook de Upstudent staat voor je klaar. Voor de dagdagelijkse struggles kan die je prima helpen.

Oeps, kan gebeuren! Is het op een weekdag tussen 8.00 uur en 18.00 uur? Stuur een berichtje naar je Upkot coach of de Upstudent en die laat je binnen. 

Buiten 8.00 en 18.00 uur of in het weekend? Check eerst bij de Upstudent. Als die je niet kan binnenlaten, vraag je hulp via My Upkot met de knop ‘Lost my key or badge’.

Meld een defect via de knop ‘Let’s get it fixed’ in My Upkot. Verder moet je niets doen, de facility coach neem het snel op!  

Weet wel: sommige herstellingen vallen ten laste van de huurder. De facility coach brengt je hier op voorhand van op de hoogte. In ons ‘Let’s Upfix It’ geven we jou hier meer informatie over. Klik hier om het document te raadplegen.

 

Bij je Upkot coach kan je met alles terecht! Liever via een andere weg bespreken? Stuur ons dan een mail via backoffice@upkot.be of deel jouw feedback via de knop "Share your feedback" in My Upkot.

Indien er een specifieke lamp niet aan gaat, wil dat vermoedelijk zeggen dat deze vervangen moet worden. Niet getreurd, we kunnen jou hiermee helpen. Je kan via onze Upkot webshop een nieuwe lamp bestellen. We leveren deze ter plaatse. 

Wil je ze meteen vervangen? Dan kan je ook zelf naar Brico of Gamma gaan. Zorg er steeds voor dat je de juiste type lamp koopt (met warm licht).

Vervelend, maar gelukkig kan je dit altijd (tussentijds) oplossen door een emmer met water te vullen en deze te gebruiken. 

In tussentijd dien je via My Upkot > Let’s get it fixed een klus in van deze melding, zodat onze Facility Coach dit voor jou kan nakijken.

Tijdens de werkuren van de Coach neem je telefonisch contact op. Buiten de werkuren neem je hiervoor contact op met de Emergency Line.

Hiervoor moet je rechtstreeks contact opnemen met de politie. Zij zullen op hun beurt contact met ons opnemen om de camerabeelden te kunnen bekijken. Hoewel onze fietsenstalling beveiligd is, raden we iedereen aan om zijn of haar fiets steeds op (dubbel) slot te doen.

De meeste Upkot-gebouwen hebben een Fasttel-systeem. Dat vind je aan de inkom van je gebouw. Zo activeer je het: 

• Zoek je naam in de contactenlijst. 
• Typ het nummer naast je naam in op het toetsenbord
• Je telefooon gaat over. Vanaf nu is je nummer gekoppeld aan het systeem.

Tip: Sla dit telefoonnummer op onder ‘deurbel Upkot’, zo weet je meteen dat er iemand voor je aan de deur staat. 

Om de deur of poort te openen, druk je ‘2’ tijdens de oproep.

Extra tip: sushi besteld? Geef je bel-nummer dan ook door aan de bezorger.

Heeft jouw gebouw een ander parlofoon systeem? 
Vraag dan zeker bij de Upkot coach of Upstudent hoe dit werkt. 

Dat hangt af van het slotensysteem dat je hebt. We hebben twee systemen. 

1. Smartair badge

Handig aan dit systeem is dat je je kamerdeur kan laten open staan. Als je vlug naar de keuken of het toilet gaat, hoef je je badge niet mee te nemen. In deze video leggen we je uit hoe het werkt.

Let op: pinkt je slot rood-groen bij het badgen? Dan zijn de batterijen bijna op. Geef meteen een seintje aan je Upkot coach. 

1. Salto KS

Bij dit systeem komt er naast een badge ook een handige app. Zo kan je je deur ook openen via Bluetooth. 

Je Upkot coach stuurt je een invite om een account aan te maken. Done? Dan zie je in de app een overzicht van alle sloten die je op afstand kan bedienen. 

Als je je badge verliest, koop je een nieuwe via onze online webshop. Je Upkot coach zal je verloren badge deactiveren en je helpen een nieuwe aan te maken. 

Badge niet verloren maar toch graag een extra? Ook richting de Upkot webshop! En ook hier helpt je Upkot coach je de nieuwe te activeren. 

Niets te maken met de badge, maar nieuwsgierig geworden naar onze webshop? Ga vlug eens piepen. 😉 Hier vind je alles om je kot up-and-running te houden. 

Vaak is dit te wijten aan een algemene storing binnen het netwerk. Check dus eerst even de website van Telenet. 

Geen algemene storing gevonden? Contacteer dan je Upkot coach.  

Neem zelf contact op met Smarteye via de helpdesk: admin@smarteye.eu of telefonisch via 09 395 6000 (24/7).

Leg zo duidelijk mogelijk uit wat het probleem is. Vermeld zeker: 

• Je gebruikersnaam 
• Je Upkotgebouw, verdieping en kamernummer
• Nauwkeurige probleemomschrijving. Bijvoorbeeld: mijn Iphone 12 kan in de keuken op verdieping 5 geen verbinding maken met het wifi netwerk eduroam.

Bij de gebouwen die een Smarteye/Studenteninternet-verbinding hebben, kan je de snelheid upgraden. 

Meer info vind je via https://www.studentinternet.eu/.

Log in met de inloggegevens die je kreeg via mail. Iets niet duidelijk? Je Upkot Coach weet raad!

Problemen met de internetverbinding? Geef een seintje via My Upkot met de knop ‘Let’s get it fixed!’

Helemaal geen internetverbinding? Bel je Upkot coach of de Emergency Line.
 

Ja, om de veiligheid van alle bewoners te garanderen is er camerabewaking voorzien aan iedere inkomhal van onze Upkot-gebouwen. Occasioneel is er ook camerabewaking aanwezig in een gang mits deze gericht is op een toegangsweg.

Neen, de Upkot Coach heeft geen toegang tot deze camerabeelden. Indien er sprake is van vandalisme, diefstal of inbraak, kunnen we op bevelschrift evenwel de bewuste beelden aan de juiste autoriteiten bezorgen.

Zo snel mogelijk wegwezen, natuurlijk. Volg onze evacuatieprocedure: 

• Je verlaat onmiddellijk het gebouw via de trap. 
• Je gaat naar de afgesproken evacuatieplaats. 
• Je wacht op verdere instructies van je coach. 

Is er effectief een brand? Contacteer zo snel mogelijk de brandweer en breng nadien de Upkot coach op de hoogte. 

Geen brand? Oef! Laat toch zeker iets weten aan je Upkot coach of UpStudent (tijdens de werkuren) of bel de Emergency Line (09 395 98 98). 

Aan het begin van het academiejaar brieft je Upkot Coach je in detail onze ‘Wat te doen in geval van brand’-procedure. Je vindt dit document ook via My Upkot. En zoals het hoort: verwacht je ook maar aan een jaarlijkse evacuatieoefening. 😇

Dat hangt af van je verwarmingssysteem. 

1. Heb je een eigen thermostaat in je kamer?

Simpel, dan stuur je je verwarming zelf vanop het scherm aan. 

Weet dat we ernaar streven je kamer of studio steeds mooi tussen de 20 en 22 graden te houden. Let wel: is het buiten extreem warm of koud? Dan kunnen er afwijkingen zijn aan deze streeftemperaturen. We doen ons duurzame best! 

2. Heb je een radiator je op je kamer?

Dan is dit goed om weten:

• Zet je verwarming altijd op stand 2 of 3. Zo is het altijd lekker aangenaam op je kamer, en bespaar je energie. 
• Je hoeft je chauffage nooit volledig dicht te draaien. Is het buiten te warm? Dan spring je verwarming automatisch af. 
• We streven altijd naar een kamer tussen de 20 en 22 graden. Maar soms trekken de weergoden aan het langste eind. Extreme koude of hitte? Dan kan onze streeftemperatuur licht afwijken. 
• Twijfel je over de temperatuur op je kamer? Meten is weten! Vraag een minimum-maximumthermometer aan je Upkot Coach. 

Dan is de ontstopper je eerste hulp. Lukt het niet om zo je toilet te ontstoppen? Stuur een berichtje naar de Upkot coach. 

Voorkomen is – ja, ook bij een toilet – beter dan genezen: 

• Gebruik altijd de grote drukknop bij het doorspoelen.
• Houd de grote drukknop lang genoeg ingedrukt (zeker bij een grote boodschap).
• Gooi nooit condoom, maandverband, tampons … in het toilet. 

Komt een professionele ontstoppingsfirma langs en blijkt dat het toilet verstopt is door slecht gebruik? Dan vallen de ontstoppingskosten op de huurder. 

Dat kan gebeuren. En de oorzaak is simpel. “Neem je een douche van een uur, dan klaagt je buur”. Oftwel: Staat iemand te lang onder de douche, dan zullen je kotgenoten die tegelijkertijd douchen dat voelen aan de watertemperatuur. 

Een douche van rond de 5 minuten is ideaal. Voor je buur. Voor onze planeet. En voor je huid en haar. Zeg dat kotkip het heeft gezegd! 🌱

Tijdens een kamerronde komt de Upkot coach of Upstudent langs om te kijken of je je kamer goed onderhoudt en of je tips nodig hebt om dat beter te doen. De kamerrondes zijn 2 keer per jaar en laten we ruim op voorhand weten. 

Dat kan. Als je hier zelf bij aanwezig wil zijn, dan kan je een persoonlijke afspraak maken met jouw Upkot Coach om op een specifiek tijdstip langs te komen.

Goed dat je het vraagt! Lees deze tips & tricks om je kamer of studio in topvorm te houden. 

Simpel: op dezelfde manier dat je ze gekregen hebt. Vink onze checklist af en je bent 100% in orde. 

Neen. Beter is om onze magnetische strips te gebruiken, die we speciaal hebben voorzien voor jouw mooiste parels. 

Zo geef je op het einde van je verblijf je muren terug zoals je ze gekregen hebt en vermijd je herstellingskosten. 

Als je een kamer huurt zonder eigen kitchenette, dan deel je een keuken met andere studenten. En dat bekent vooral: veel good vibes! De keuken is de gezelligste plek van het kot waar de community volop leeft. 

Om de vibes hoog te houden, gelden enkele afspraken: 

• Laat de keuken altijd netjes achter.
• Vervang op tijd een volle vuilniszak.
• Leeg de afwasmachine als die klaar is.

1 keer per jaar is er ook een grote keukenopkuis. Iedereen die de keuken gebruikt, krijgt een taak en deadline. Muziekje op en gaan!

Voor je etenswaren is er een individueel schap in de frigo, diepvries en kasten. Dat herken je aan een label met je kamernummer. 

Voor het servies geldt: sharing is caring. Alle tassen, glazen, borden, potten en pannen delen we gezellig met elkaar. 

Dan ben jij deze week chef orde en netheid. Je dubbelcheckt de properheid van de keuken en stuurt bij waar nodig. Aan het einde van de week doe je een finale kuis. Klaar? Deel snel wat foto’s van je geleverde werk via My Upkot. 

Ben je ziek tijdens jouw week? Zoek dan op tijd een vervanger, want deze taak is verplicht. Stuur een berichtje via My Upkot voor een switch of neem contact op met je Upkot coach of Upstudent. 

De planning wordt steeds opgemaakt door jouw Upkot Coach en vind je terug in My Upkot > Cleaning.

Meld de storing via My Upkot > Menu > ‘Report an app bug’. 

Nadien kan je de foto’s uploaden in de chat van jouw keuken in My Upkot, zo is iedereen op de hoogte dat je de keuken hebt schoongemaakt. 

Neen, voor huurders met een eigen kitchenette voorzien we afvalzakken. 
Zijn de afvalzakken op? Dan kan je een berichtje sturen naar de UpStudent van jouw gebouw. 

Jazeker, deze worden door Upkot voorzien aan het begin van elk academiejaar. 

Hiervoor kan je een bericht sturen naar de UpStudent van jouw gebouw. 

Dat we om je geven! Upkot wil studenten de tijd van hun leven bezorgen. Met veel good vibes en een hart onder de riem wanneer het nodig is. Zo praat je via Feel Free to Talk 3 keer gratis met een professional. Gewoon, omdat praten helpt. 

Andere initiatieven Upkot Cares: 

• De warmste wintermarkt
• Grandma’s soup 
• Croque in den blok 
• Hotdog o’clock
• De rest blijft nog een verrassing 🤫

De sharing-is-caring-frigo staat in de inkomhal en is er voor restjes spaghetti, yoghurt die de vervaldatum nadert of een pak koeken die je zelf niet meer op krijgt. Leg het in de frigo, en doe er een kotgenoot een plezier mee. 

Geef de kotkippen gerust wat etensresten. Maar let op: niet alles is gezond voor hen. Lees goed het instructiebord bij het hek. In ruil voor jouw zorg, leggen ze eitjes. Ideaal om je mede-Upkotters te verassen met een goede omelet! 

Hoe zalig! Vertel je idee aan je Upkot coach, en dan zetten we er samen onze handen onder. 💚

De Tapazz-app gebruik je voor de wasmachines en droogkast in de laundry room. 

We sturen je een mail met uitnodiging voor de app. Je accepteert de uitnodiging, downloadt de app en logt in. Dan krijg je een overzicht van de aanwezige toestellen in je Upkot-gebouw. En ben je klaar voor je eerste wasje! 

1. Open de Tapazz-app.
2. Klik op ‘laundry’ en kies een machine.
3. Geef het tijdstip in waarop je wil wassen of drogen. 
4. Check ‘today’ of ‘bookings’ voor je reservaties. 
5. Let erop dat je bluetooth aanstaat en je gsm op de wifi zit. 
6. Ga op je gereserveerde tijdstip naar de laundry room. 
7. Open de app en druk op ‘start booking’.
8. De app zoekt je toestel en toont ‘open/close’.
9. Stel je programma in.
10. Haal je kleren eruit als het de was klaar is. 
11. Klik op ‘turn off’ in de app en beëindig je boeking binnen je gereserveerde tijd. 

Na je boeking krijg je een mail om te betalen. En geen zorgen: in de laundry room hangt ook een overzicht met de volledige uitleg. 

Een wasbeurt kost 1,5 euro per uur en een beurt duurt minstens 2 uur. Let wel: deze tarieven kunnen wijzigen. 

De gouden regels van tante Upkot voor een vlekkeloze wasbeurt: 

• Start de boeking binnen de 15 minuten. Later dan 15 minuten = no show fee.
• 10 minuten voor het einde van je wasbeurt ontvang je een herinnering per e-mail. Naar de wasmachine! 
• Volledig klaar met wassen? Vergeet je boeking niet te beëindigen. Anders wordt een boete in rekening gebracht. 
• Maak na je wasbeurt altijd de stoffilter en het warreservoir schoon. Zo blijven onze wasmachines in topvorm.
• Je betaalt per wasbeurt. 

Contacteer de helpdesk via support+naamupkotgebouw@tapazz.com (bijvoorbeeld: support+miaupkot@tapazz.com). Zij helpen je verder! 

Tof dat je het vraagt! Want vinden we  zó belangrijk. Je hebt verschillende afvalcontainers in je kot-gebouw:

• Restafvalcontainer: restafval (restafval mag in elk mogelijke zak)
• Karton- en papiercontainer: karton & papier
• Pdm-container: alle soorten plastic
• Glascontainer: alle soorten glas (gekleurd en wit)
• Gft-container: groenafval en etensresten 

Let op: knoop je afvalzakken goed dicht voordat je ze in de container gooit. 

En onthoud: onze kotkippen lusten ook wel wat voedselresten. Maar niet alles. Check het infobord aan hun hek. 

Jazeker! Brieven en kleine pakketjes uit de brievenbus verzamelen we in de ‘You’ve got mail’-brievenhouder in de inkomhal van je gebouw. De Upstudent leegt de brievenbus twee keer per week. 

Ook grotere pakketten kan je laten leveren op kot. Meestal worden die verzameld op een centrale plek, afhankelijk van het Upkot-gebouw. Weet wel dat dit je eigen verantwoordelijkheid is. Liever op safe spelen? Laat je pakje dan leveren in een afhaalpunt.