Questions ? Réponses !

Après avoir signé l'état des lieux, nous te l'envoyons automatiquement à ton adresse e-mail. Pense à vérifier tes spams.

Tu ne l'as pas reçu ? Tu trouveras également l'état des lieux via ton portail personnel sur www.upportal.be. 

Toujours pas trouvé ? Envoie un message à ton Upkot coach via My Upkot. Il ou elle te fera parvenir le document.

Pas de panique, tu as encore le temps de tout vérifier ! Durant les deux premières semaines, tu peux encore ajouter des photos à l'état des lieux. Inspecte donc ta chambre soigneusement et relis bien l'état des lieux d'entrée.

Tu as trouvé d'autres défauts ? Signale-les via My Upkot en utilisant le bouton 'Tenancy Inspection'.

• Tu as mis fin à ton contrat de bail de manière anticipée ? Dans ce cas, tu peux prendre un rendez-vous personnel avec ton Upkot Coach pour ton check-out.
• Tu nous quittes à la fin de ton contrat de bail ? Tu pourras alors planifier ton rendez-vous via un calendrier en ligne. Tu recevras un e-mail bien à l'avance.

Étant donné le grand nombre de check-outs, nous essayons de centraliser un maximum de rendez-vous. Si aucun des créneaux proposés ne te convient, tu peux demander à ton Upkot Coach une date ou un horaire alternatif.

Le remboursement de l'intégralité de la garantie, ou du solde restant après déduction des éventuels dommages, arriérés de loyer ou autres obligations, sera effectué par virement sur le numéro de compte du locataire, dans les trois mois suivant la fin du contrat de bail, après que le locataire ait rempli toutes ses obligations contractuelles et effectué tous les paiements.

Pour toute question concernant ton loyer ou d'autres paiements, envoie simplement un e-mail à backoffice@upkot.be. On s'en occupe pour toi !

Il vaut mieux consulter ton contrat de bail. Tu y trouveras les différentes modalités (Conditions Générales – article 20) que tu peux demander. Des doutes ? Demande conseil à ton Upkot coach.

Tu veux effectivement mettre fin à ton contrat de bail ? Envoie un e-mail à backoffice@upkot.be. Nos collègues t'informeront sur les modalités de résiliation.

Oui, tu peux sous-louer ta chambre pendant ton Erasmus. Nous avons une procédure spécifique pour cela. Ton Upkot coach t'aidera. Après ton Erasmus, tu rentreras tout simplement chez toi dans ton kot.

Ta contribution énergétique mensuelle comprend :

• Électricité
• Ea
• Chauffage
• Internet
• Gestion des déchets

Il s'agit d'un montant fixe. Pas de surprises en fin d'année.

Limoengroen est le fournisseur d'énergie durable d'Upgrade Estate, la société mère d'Upkot. Tu verses ta contribution énergétique mensuelle fixe à Limoengroen. En échange, tu reçois de l'énergie bonne pour la planète ! 🌱

Vers février, tu recevras un e-mail personnel de notre part : 'Should I stay or should I go?' Tu pourras y indiquer si tu souhaites rester, changer de chambre ou de bâtiment, partir, ou si tu n'as pas encore décidé.

Ta décision définitive doit nous parvenir avant le 20 avril.

Bien sûr, c'est possible, mais sous certaines conditions.

Tu peux également l'indiquer via l'enquête 'Should I stay or should I go?'.

Super idée ! Et bien sûr, nous sommes favorables à ce genre d'initiatives. Pense toujours à tes colocataires et rappelle-toi : les bons accords font les meilleures amitiés.

• Tu veux organiser un pré-drink dans ta cuisine ?
  • Vérifie auprès des autres membres de la cuisine s'ils sont d'accord via le chat de cuisine dans My Upkot. Et n'oublie pas de les inviter. 😉
  • Communique l'heure de début et de fin (au plus tard jusqu'à 22h00) à l'avance.
• Tu veux organiser un pré-drink dans la salle commune du bâtiment ?
  • Demande la permission à ton Upkot coach.
  • Permission obtenue ? Informe les autres Upkotters du bâtiment dans le chat du bâtiment sur My Upkot, et communique l'heure de début et de fin. Ils sont bien sûr les bienvenus !
  • Donne ton numéro de téléphone pour que tes voisins puissent te contacter si nécessaire.

• Est-il avant 22h00 ? Vérifie auprès de tes colocataires. La communication ouverte, c'est la clé.
• Est-il déjà après 22h00 ? Il faut alors absolument faire moins de bruit. Demande via le chat de cuisine ou du bâtiment dans My Upkot de faire moins de bruit.

Toujours pas d'amélioration après 10 minutes ? Passe sur place et demande au responsable de baisser la musique. Toujours pas mieux ? Envoie alors un message à l'Upstudent ou à l'Upkot coach.

Bien sûr ! Tu peux toujours partager tes histoires personnelles Upkot avec nos canaux Upkot.

Bien sûr, c'est exactement ce qu'on souhaite ! Dans chaque bâtiment, nous avons une équipe événementielle qui organise des activités tout au long de l'année universitaire. N'hésite pas à envoyer un message à ton coach Upkot, il ou elle se fera un plaisir de t'intégrer à l'équipe

Chez Upkot, nous voulons offrir à tous les étudiants la meilleure période de leur vie. Pour garantir une bonne cohabitation, nous trouvons important que chaque Upkotter respecte tout le monde au sein de la communauté Upkot.

Sache que, lorsque la bonne cohabitation est menacée, nous pouvons en tant que gestionnaire intervenir et prendre les mesures nécessaires.
 

Upkot ne tolère pas les comportements irrespectueux ou les comportements dépassant les limites. Nous sommes une communauté ouverte, chacun avec sa propre identité. La diversité est la norme et l'ADN d'Upkot. Nous nous opposons fermement à :

• L'incitation à l'agression
• Le discours haineux
• Les insultes délibérées
• Le sexisme
• Les comportements inappropriés
• Le racisme

Les Upkotters qui se rendent coupables de tels comportements seront interpellés. Nous prenons les mesures appropriées, pouvant aller jusqu'à la résiliation du contrat de bail si nécessaire pour protéger notre communauté chaleureuse.

Que peux-tu faire toi-même ? Signale tout comportement inapproprié via l'application My Upkot en utilisant le bouton 'Report inappropriate behavior'. Nous traitons toujours ton signalement de manière strictement confidentielle et prenons les mesures nécessaires. Tout pour une communauté respectueuse.

Non, il est interdit de fumer dans ta chambre ou ailleurs dans le bâtiment.

Fumer à l'extérieur est autorisé.

Comment, tu n'as pas encore rencontré ton coach ? Ahh, tu as oublié son nom ! Consulte l'application My Upkot et appuie sur le bouton du milieu.

Ton Upkot coach est responsable de l'ensemble du bâtiment et de ton expérience Upkot. De la location et de l'entretien à l'organisation d'activités communautaires. Mais aussi une oreille attentive et ton interlocuteur pour les questions pratiques.

En bref : l'Upkot coach fait tout pour que tu vives la meilleure période de ta vie. Yeeha !

Tu rencontres l'un des problèmes suivants ?

• Problèmes électriques
• Pas d'internet ou de WiFi
• Fuites
• Pas d'eau chaude
• Problèmes avec l'ascenseur
• Incendie
• Obstructions de canalisations
• Portes d'entrée défectueuses
• Urgence médicale ou psychosociale
• Problèmes de sécurité

Contacte alors ton Upkot coach ou la ligne d'urgence Upkot.

• Upkot coach : en semaine entre 8h00 et 18h00
  • Envoie un message via le chat de My Upkot.
  • Ou appelle ton coach. Le numéro de téléphone se trouve dans My Upkot et sur les communications de l'équipe de coaches dans ton bâtiment.
• Ligne d'urgence : en dehors de 8h00 - 18h00 ou le week-end
  • Appelle le 09 395 98 98.
  • Attention : une facturation supplémentaire sera appliquée pour les interventions inutiles.

Un Upstudent est un(e) colocataire qui aide l'Upkot coach dans le bâtiment en tant qu'étudiant(e) jobiste. N'hésite pas à frapper à la porte de l'Upstudent pour :

• Ouvrir la porte si tu t'es enfermé(e) dehors
• De nouveaux sacs poubelle
• Remplacer les ampoules dans la cuisine
• Vider la boîte aux lettres
• …

Pas d'inquiétude ! Le ou la collègue de ton Upkot coach sera là pour toi. Il ou elle prendra en charge les tâches urgentes et les urgences. Les coordonnées du ou de la collègue se trouvent dans le message d'absence de ton Upkot coach ou dans une annonce sur My Upkot.

Et n'oublie pas : l'Upstudent est également disponible. Pour les problèmes quotidiens, il ou elle peut très bien t'aider.

Oups, ça arrive ! Est-ce un jour de semaine entre 8h00 et 18h00 ? Envoie un message à ton Upkot coach ou à l'Upstudent et il ou elle te laissera entrer.

En dehors de 8h00 et 18h00 ou le week-end ? Vérifie d'abord auprès de l'Upstudent. Si celui-ci ou celle-ci ne peut pas te laisser entrer, demande de l'aide via My Upkot avec le bouton 'Lost my key or badge'.

Signale un défaut via le bouton 'Let's get it fixed' dans My Upkot. Tu n'as rien d'autre à faire, le facility coach s'en occupe rapidement !

Sache que certaines réparations sont à la charge du locataire. Le facility coach t'en informera au préalable. Dans notre guide « Let’s Upfix It », tu trouveras plus d'informations à ce sujet. Clique ici pour consulter le document.

Tu peux tout soumettre à ton Upkot coach ! Tu préfères en discuter autrement ? Envoie-nous un e-mail à backoffice@upkot.be ou partage ton avis via le bouton 'Share your feedback' dans My Upkot.

Si une lampe spécifique ne s'allume pas, cela signifie probablement qu'elle doit être remplacée. Pas de panique, nous pouvons t'aider. Tu peux commander une nouvelle ampoule via notre Upkot webshop. Nous la livrons sur place.

Tu veux la remplacer immédiatement ? Tu peux aussi te rendre toi-même chez Brico ou Gamma.
Assure-toi toujours d'acheter le bon type d'ampoule (à lumière chaude).

C'est ennuyeux, mais heureusement tu peux toujours résoudre cela temporairement en remplissant un seau d'eau et en l'utilisant.

Entre-temps, soumets une demande via My Upkot > Let's get it fixed afin que notre Facility Coach puisse vérifier cela pour toi.

Pendant les heures de travail du coach, contacte-le ou la par téléphone. En dehors des heures de travail, contacte la ligne d'urgence.

Tu dois contacter la police directement. Celle-ci nous contactera à son tour pour pouvoir consulter les images des caméras.
Bien que notre parking vélo soit sécurisé, nous conseillons à tout le monde de toujours mettre son vélo sous (double) cadenas.

La plupart des bâtiments Upkot disposent d'un système Fasttel. Tu le trouveras à l'entrée de ton bâtiment. Voici comment ça fonctionne :

1. Cherche ton nom dans la liste de contacts.
2. Tape le numéro à côté de ton nom sur le clavier.
3. Ton téléphone sonne. Désormais, ton numéro est lié au système.

Conseil : enregistre ce numéro sous 'sonnette Upkot', ainsi tu sauras immédiatement que quelqu'un est à ta porte.
Pour ouvrir la porte ou le portail, appuie sur '2' pendant l'appel.

Conseil supplémentaire : tu as commandé des sushis ? Donne aussi ton numéro de sonnette au livreur.

Ton bâtiment dispose d'un autre système d'interphone ? Frappe à la porte (ou sonne 😉) de ton Upkot coach ou Upstudent.

Cela dépend du système de serrures dont tu disposes. Nous utilisons deux systèmes.

1. Badge Smartair

L'avantage de ce système est que tu peux laisser ta porte de chambre ouverte. Si tu files rapidement à la cuisine ou aux toilettes, tu n'as pas besoin d'emporter ton badge. Dans cette vidéo, nous t'expliquons comment ça fonctionne. .

Attention : ta serrure clignote-t-elle rouge-vert lors du badgeage ? Les batteries sont alors presque à plat. Préviens immédiatement ton Upkot coach.

1. Salto KS

Avec ce système, tu reçois en plus d'un badge une application pratique. Tu peux ainsi également ouvrir ta porte via Bluetooth.

Ton Upkot coach t'enverra une invitation pour créer un compte. C'est fait ? Tu verras dans l'application un aperçu de toutes les serrures que tu peux contrôler à distance.
 

i tu perds ton badge, tu en achètes un nouveau via notre webshop en ligne. Ton Upkot coach désactivera ton badge perdu et t'aidera à en créer un nouveau.

Tu n'as pas perdu ton badge mais tu en voudrais un supplémentaire ? Direction le webshop Upkot aussi ! Et là encore, ton Upkot coach t'aidera à activer le nouveau.

Rien à voir avec le badge, mais la curiosité t'a pris ? Va vite jeter un œil. 😉 Tu y trouveras tout pour garder ton kot opérationnel.

C'est souvent dû à une panne générale au sein du réseau. Vérifie donc d'abord le site website de Telenet. 

Pas de panne générale trouvée ? Contacte alors ton Upkot coach.

Contacte Smarteye directement via le helpdesk : admin@smarteye.eu ou par téléphone au 09 395 6000 (24h/24, 7j/7).

Explique le problème aussi clairement que possible. Mentionne bien :

• Ton nom d'utilisateur
• Ton bâtiment Upkot, ton étage et ton numéro de chambre
• Une description précise du problème. Par exemple : mon iPhone 12 ne peut pas se connecter au réseau WiFi eduroam dans la cuisine au 5ème étage.

Dans les bâtiments disposant d'une connexion Smarteye/internet étudiant, tu peux upgrader la vitesse.

Plus d'infos sur https://www.studentinternet.eu/.

Connecte-toi avec les identifiants que tu as reçus par e-mail. Quelque chose n'est pas clair ? Ton Upkot Coach saura quoi faire !

Problèmes de connexion internet ? Donne-nous signe via My Upkot avec le bouton 'Let's get it fixed !'

Pas du tout de connexion internet ? Appelle ton Upkot coach ou la ligne d'urgence.
 

Oui, pour garantir la sécurité de tous les résidents, une surveillance vidéo est installée à chaque hall d'entrée de nos bâtiments Upkot. Occasionnellement, une surveillance vidéo peut également être présente dans un couloir à condition qu'elle soit dirigée vers une voie d'accès.

Non, l'Upkot Coach n'a pas accès à ces images. En cas de vandalisme, vol ou cambriolage, nous pouvons toutefois transmettre les images concernées aux autorités compétentes sur ordre judiciaire.

Sortir le plus vite possible, bien sûr. Suis notre procédure d'évacuation :

• Quitte immédiatement le bâtiment par l'escalier.
• Rends-toi au point d'évacuation prévu.
• Attends les instructions de ton coach.

Y a-t-il effectivement un incendie ? Contacte les pompiers le plus rapidement possible et informe ensuite l'Upkot coach.
Pas d'incendie ? Ouf ! Préviens quand même ton Upkot coach ou Upstudent (pendant les heures de travail) ou appelle la ligne d'urgence (09 395 98 98).

Au début de l'année académique, ton Upkot Coach t'expliquera en détail notre procédure 'Que faire en cas d'incendie'. Tu trouveras également ce document via My Upkot. Et comme il se doit : attends-toi aussi à un exercice d'évacuation annuel. 😇

Cela dépend de ton système de chauffage.

• Tu as ton propre thermostat dans ta chambre ?
  Simple, tu contrôles alors toi-même ton chauffage depuis l'écran.

  Sache que nous nous efforçons de maintenir ta chambre ou ton studio entre 20 et 22 degrés. Attention : s'il fait extrêmement chaud ou froid dehors, il peut y avoir des écarts par rapport à ces températures cibles. Nous faisons de notre mieux de manière durable !

• Tu as un radiateur dans ta chambre ?
  Voici ce qu'il est bon de savoir :

  - Règle toujours ton chauffage sur le niveau 2 ou 3. Ainsi, il fait toujours agréablement chaud dans ta chambre, et tu économises de l'énergie.
  - Tu n'as jamais besoin d'éteindre complètement ton chauffage. S'il fait trop chaud dehors, ton chauffage s'éteint automatiquement.
  - Nous visons toujours une chambre entre 20 et 22 degrés. Mais parfois, la météo a le dessus. Grand froid ou grande chaleur ? Notre température cible peut alors légèrement s'écarter.
  - Tu doutes de la température dans ta chambre ? Mesurer, c'est savoir ! Demande un thermomètre min-max à ton Upkot Coach.

La ventouse est ton premier recours. Tu n'y arrives pas ? Envoie un message à l'Upkot coach.
Mieux vaut prévenir que guérir, même pour les toilettes :

• Utilise toujours le grand bouton de chasse d'eau.
• Maintiens le grand bouton de chasse d'eau suffisamment longtemps enfoncé (surtout pour les grandes affaires).
• Ne jette jamais de préservatifs, serviettes hygiéniques, tampons... dans les toilettes.

Si une entreprise de débouchage professionnelle intervient et constate que les toilettes sont bouchées suite à une mauvaise utilisation, les frais de débouchage seront à la charge du locataire.

Ça peut arriver. Et la cause est simple : si quelqu'un prend une douche trop longue, les colocataires qui se douchent en même temps le ressentiront sur la température de l'eau.

Une douche d'environ 5 minutes est idéale. Pour ton voisin. Pour notre planète. Et pour ta peau et tes cheveux. Notre mascotte kotkip te le dit ! 🌱

Lors d'une ronde de chambre, l'Upkot coach ou l'Upstudent passe pour vérifier si tu entretiens bien ta chambre et si tu as besoin de conseils pour mieux le faire. Les rondes de chambre ont lieu deux fois par an et nous t'en informons bien à l'avance. Tu n'as pas besoin d'être présent(e).

Oui. Si tu souhaites être présent(e), tu peux prendre un rendez-vous personnel avec ton Upkot Coach pour qu'il ou elle passe à un moment précis.

Bonne question ! Lis ces conseils & astuces pour garder ta chambre ou ton studio en parfait état.

Simple : dans le même état que celui dans lequel tu l'as reçu(e). Coche notre checklist et tu es à 100% en ordre.

Non. Mieux vaut utiliser nos bandes magnétiques, que nous avons spécialement prévues pour tes plus belles photos.

Ainsi, à la fin de ton séjour, tu restitueras tes murs dans l'état dans lequel tu les as reçus et tu éviteras des frais de réparation.

Si tu loues une chambre sans kitchenette, tu partages une cuisine avec d'autres étudiants. Et ça signifie surtout : beaucoup de bonne humeur ! La cuisine est l'endroit le plus convivial du kot où la communauté bat son plein.
Pour maintenir la bonne ambiance, quelques règles s'appliquent :

• Laisse toujours la cuisine propre et rangée.
• Remplace un sac poubelle plein à temps.
• Vide le lave-vaisselle quand il a terminé.

Deux fois par an, il y a également un grand nettoyage de cuisine. Chaque utilisateur de la cuisine reçoit une tâche et une échéance. De la musique et c'est parti !
 

Pour tes aliments, il y a une étagère individuelle dans le frigo, le congélateur et les armoires. Tu la reconnais grâce à une étiquette portant ton numéro de chambre.

Pour la vaisselle, la règle est : sharing is caring. Toutes les tasses, verres, assiettes, casseroles et poêles, nous les partageons ensemble.

Cette semaine, tu es le chef de l'ordre et de la propreté. Tu vérifies l'état de propreté de la cuisine et tu corriges si nécessaire. À la fin de la semaine, tu fais un nettoyage final. Terminé ? Partage vite quelques photos de ton travail via My Upkot.

Tu es malade pendant ta semaine ? Trouve un remplaçant à temps, car cette tâche est obligatoire. Envoie un message via My Upkot pour un échange ou contacte ton Upkot coach ou Upstudent.

Le planning est toujours établi par ton Upkot Coach et se trouve dans My Upkot > Cleaning.

Signale le problème via My Upkot > Menu > 'Report an app bug'.

Ensuite, tu peux télécharger les photos dans le chat de ta cuisine dans My Upkot, afin que tout le monde sache que tu as nettoyé la cuisine. 

Non, pour les locataires avec leur propre kitchenette, nous fournissons des sacs poubelle.
Les sacs poubelle sont épuisés ? Tu peux envoyer un message à l'Upstudent de ton bâtiment.

Oui, ceux-ci sont fournis par Upkot au début de chaque année académique.

Tu peux envoyer un message à l'Upstudent de ton bâtiment.

Que nous prenons soin de toi ! Upkot veut offrir aux étudiants la meilleure période de leur vie. Avec beaucoup de bonne humeur et un soutien quand c'est nécessaire. Via Feel Free to Talk, tu peux parler 3 fois gratuitement avec un professionnel. Tout simplement parce que parler aide.

Autres initiatives Upkot Cares :

• Le marché d'hiver le plus chaleureux
• La soupe de grand-mère
• Croque in den blok
• Hotdog o'clock
• Le reste est encore une surprise 🤫

Le frigo sharing-is-caring se trouve dans le hall d'entrée et est là pour les restes de spaghetti, les yaourts approchant de leur date de péremption ou un paquet de biscuits que tu ne peux plus finir toi-même. Mets-le dans le frigo et fais plaisir à un(e) colocataire.

N'hésite pas à donner quelques restes de nourriture aux poules. Mais attention : tout n'est pas bon pour elles. Lis bien le panneau d'instructions au portail. En échange de tes soins, elles pondent des œufs — parfait pour surprendre tes voisins avec une bonne omelette !

Comme c'est génial ! Raconte ton idée à ton Upkot coach, et on s'y mettra ensemble. 💚

Tu utilises l'application Tapazz pour les machines à laver et le sèche-linge dans la salle de lavage.

Nous t'enverrons un e-mail d'invitation pour l'application. Tu acceptes l'invitation, télécharges l'application et te connectes. Tu obtiendras alors un aperçu des appareils disponibles dans ton bâtiment Upkot. Et tu es prêt(e) pour ta première lessive !

1. Ouvre l'application Tapazz.
2. Clique sur 'laundry' et choisis une machine.
3. Indique l'heure à laquelle tu veux laver ou sécher.
4. Vérifie 'today' ou 'bookings' pour tes réservations.
5. Assure-toi que ton Bluetooth est activé et que ton téléphone est connecté au WiFi.
6. Rends-toi à la salle de lavage à l'heure réservée.
7. Ouvre l'application et appuie sur 'start booking'.
8. L'application trouvera ta machine et affichera 'open/close'.
9. Programme ton cycle.
10. Sors tes vêtements une fois la lessive terminée.
11. Clique sur 'turn off' dans l'application et termine ta réservation dans le temps réservé.

Après ta réservation, tu recevras un e-mail pour payer. Et pas d'inquiétude : un récapitulatif complet avec les explications est aussi affiché dans la salle de lavage.

Une lessive coûte 1,50 € par heure et une session dure au moins 2 heures. Attention : ces tarifs sont susceptibles de changer.

Les règles d'or d'Upkot pour une lessive sans accroc :

• Démarre la réservation dans les 15 minutes. Plus de 15 minutes de retard = frais de no-show.
• 10 minutes avant la fin de ta session, tu recevras un rappel par e-mail. Direction la salle de lavage !
• Complètement terminé avec ta lessive ? N'oublie pas de terminer ta réservation. Sinon, une amende sera facturée.
• Après ta lessive, nettoie toujours le filtre à peluches et le réservoir d'eau. Ainsi, nos machines restent en parfait état.
• Tu paies par session de lavage.

Contacte le helpdesk via support+naamupkotgebouw@tapazz.com (par exemple : support+miaupkot@tapazz.com). Ils t'aideront ! 

Super que tu le demandes ! Parce que nous trouvons ça tellement important. Ton bâtiment dispose de plusieurs conteneurs à déchets :

• Conteneur pour déchets résiduels : déchets résiduels (dans n'importe quel sac)
• Conteneur pour carton et papier : carton & papier
• Conteneur PMC : tous types de plastique
• Conteneur pour verre : tous types de verre (coloré et blanc)
• Conteneur pour déchets organiques : déchets verts et restes alimentaires

Attention : noue bien tes sacs poubelle avant de les jeter dans le conteneur.
Et rappelle-toi : nos poules apprécient aussi quelques restes alimentaires. Mais pas tout. Vérifie le panneau d'information à leur portail.

Bien sûr ! Les lettres et les petits colis de la boîte aux lettres sont rassemblés dans le porte-courrier 'You've got mail' dans le hall d'entrée de ton bâtiment. L'Upstudent vide la boîte aux lettres deux fois par semaine.

Tu peux également faire livrer des colis plus grands à ton kot. Ceux-ci sont généralement rassemblés à un endroit central, selon le bâtiment Upkot. Sache que c'est ta propre responsabilité. Tu préfères jouer la sécurité ? Fais alors livrer ton colis dans un point de retrait.